FORENINGER I CREWMATCH
Lad foreningen stå for hele opgaven eller bemande enkelte vagter. CrewMatch samler tilmelding, planlægning og bemanding, så arrangør, teamleder og forening kan arbejde i den samme plan.
TRE MÅDER AT SAMARBEJDE PÅ
Samarbejdsformen vælges på den enkelte forening. I kan derfor arbejde forskelligt med forskellige foreninger ved samme event.
Foreningen får en fuld opgave i hele perioden, for eksempel festivalens bar. Arrangøren knytter opgaven til et hold. Foreningens kontaktperson opretter og ændrer vagterne på de tildelte hold, rekrutterer frivillige og fordeler dem på vagterne.
Foreningen får en fuld opgave, men arrangøren fastlægger vagterne. Foreningens kontaktperson rekrutterer og sætter personer på den færdige vagtplan. Det passer til jer, der vil styre tider og bemandingsbehov centralt.
Arrangøren opretter vagterne og tildeler dem enkeltvis til foreninger, for eksempel lørdag kl. 10–20. Samme forening kan få flere vagter, og vagter på samme hold kan tilhøre forskellige foreninger. Kontaktpersonen rekrutterer og bemander de tildelte vagter.
Hver forening har sit eget link, som kan deles med de frivillige. De tilmeldte bliver registreret under foreningen. Kontaktpersonen får et separat link til foreningsportalen og kan se de tildelte vagter, de valgte personer og de pladser, der mangler at blive besat.
Foreningsvagterne indgår i arrangørens almindelige vagtplan. Når kontaktpersonen bemander en vagt, ses det også hos arrangøren og teamlederen. I undgår at vedligeholde hver jeres liste.
En forening er samarbejdspartneren. Et hold er den opgave, der skal løses. Derfor kan en teamleder godt lede et hold med foreningsfrivillige uden at administrere aftalen med foreningen.
Superadministrator (SA) og organisationsadministrator (OA) kan planlægge for organisationen. Koordinatorer (KO) kan planlægge inden for deres ansvarsområde. SA/OA administrerer samarbejdsform, timepris og tildeling af hele hold. KO kan også tildele enkelte vagter til foreninger inden for egne områder.
TL kan oprette og ændre vagter, fordele personer og registrere fremmøde på egne hold, også når holdet består af foreningsfrivillige. Nye vagter på et hold, der er tildelt en forening, arver automatisk foreningen. TL kan ikke ændre foreningstilknytningen eller flytte foreningsvagten til et andet hold.
Kontaktpersonen rekrutterer og bemander egen forenings tildelte vagter i alle tre samarbejdsformer. Når foreningen planlægger selv, kan kontaktpersonen også oprette og ændre vagter på de tildelte hold.
CrewMatch kontrollerer kapacitet, overlappende vagter og tilhørsforhold, så en foreningsvagt bemandes med registrerede, aktive personer fra den rigtige forening. Kontaktpersonen kan ikke længere ændre bemandingen i portalen, når der er registreret fremmøde; herefter håndteres ændringer med arrangøren.
En timepris pr. person kan danne grundlag for afregningskladder med vagter, fremmødte, timer og beløb. For fælles vagter beregnes timer ud fra vagtens planlagte varighed og personer registreret som mødt eller forsinket. Vagter med uafklaret fremmøde afventer afklaring.